Parola d’ordine? Spazio. La normalità post Coronavirus sarà molto diversa rispetto a quella che abbiamo sempre conosciuto.
In ufficio: più spazio, più coinvolgimento e flessibilità
Questi concetti, se decontestualizzati, sono forse difficili da interpretare. Per questo motivo ci sarà bisogno soprattutto di una rivoluzione culturale, la quale non potrà avvenire dall’oggi al domani. Servirà del tempo, quanto basta per assimilare un nuovo sistema capace di garantire sicurezza, privacy, comunicazione ed ovviamente efficienza.
Lo spazio dovrà essere studiato seguendo le direttive di distanziamento sociale imposte dall’emergenza, da attivare regole precise all’interno degli uffici: dall’uso di mascherine alla sanificazione fino al potenziamento tecnologico degli strumenti dedicati alla collaborazione da remoto.
L’obiettivo è quello di ottenere una community reale e virtuale degli uffici.
Come sarà l’ufficio dopo la pandemia, tra relazioni e distanziamento?
Tecnologia, dunque, è l’altro elemento chiave del nuovo concetto di ufficio. Si può parlare di “Physical-smart office”, uno spazio dove la densità delle persone sarà inferiore rispetto a quella di una volta ma dove il livello di interazione, di scambio, dialogo e confronto dovrà inevitabilmente mantenersi costante.
Questo momento va visto come un’opportunità per le aziende per ripensare ed adattare la propria cultura organizzativa, mettendo al centro la flessibilità, il lavoro per obiettivi ed il bilanciamento tra casa e lavoro.
Il primo passaggio consiste nel trovare il giusto equilibrio tra il rispetto delle norme del distanziamento, la tutela della privacy e l’importanza della socializzazione. La soluzione?
Un open space o, più in generale, un ambiente che diventi rimodulabile, cioè agilmente modificabile in base alle persone presenti in ufficio. In questo senso gli arredi avranno un ruolo chiave, per la protezione individuale e la creazione degli spazi per la comunicazione virtuale con chi è in remoto. Come già anticipato, non tutti i dipendenti saranno presenti in ufficio contemporaneamente.
Proprio per questo sarà fondamentale creare momenti costanti di dialogo tra chi sarà fisicamente in ufficio e chi lavorerà da remoto: ecco che si formerà la community reale e virtuale.
Le conference rooms diventeranno necessarie per rendere fluida la comunicazione tra colleghi e con interlocutori esterni.
Discorso a parte meritano gli spazi comuni. Anche le mense diventeranno “smart”: luoghi modulari dove, finiti i pasti, si potranno riorganizzare i tavoli per garantire il distanziamento, nel caso in cui ci fossero troppe persone negli uffici.
E poi sempre più “huddle rooms”, piccole stanze separate ed attrezzate per ospitare meeting veloci, videoconferenze e brainstorming veloci, sempre sanificate dopo ogni utilizzo.
Ma dove staranno i lavoratori che, magari a turnazione, non si recheranno in ufficio?
Una delle critiche maggiori nei confronti dello smart working svolto a casa è il fatto che questo nuovo metodo avvenga a spese del lavoratore: elettricità, connessione, utilizzo del proprio computer. Una soluzione potrebbe essere lo sfruttamento degli spazi comuni condominiali: palestre, sale giochi per bambini ed altre sale possono adattarsi in modo flessibile per ospitare postazioni di coworking, permettendo così il lavoro a distanza a chi in casa non ha spazio o non dispone delle condizioni ideali per svolgerlo.
Mai come in questo periodo, lo smart working è un tema così attuale e sentito. La situazione che stiamo vivendo in queste ultime settimane ci ha costretti a cambiare radicalmente le nostre abitudini, anche lavorative.
Linee guida da adottare per ricreare a casa la postazione lavorativa ideale
Si parte dalla luce: naturale, il più possibile. Quindi limitare al massimo i colori saturi e total white. Un tocco di verde, magari qualche piantina attorno alla scrivania, potrà aiutare a rendere tutto meno asettico.
Personalizzare l’ambiente (senza esagerare) può migliorare la qualità del tempo trascorso in casa a svolgere il proprio lavoro: qualche oggetto dal significato particolare, a cui magari si è affezionati, può bastare. Non bisogna dimenticare che si tratti di una riorganizzazione degli spazi di casa per una situazione momentanea. Quindi, semplicità è la parola chiave.
La vicinanza alle prese elettriche eviterà il disordine (cavi sparsi sui pavimenti tutto il giorno? Meglio evitare!).
Anche la tranquillità è importante per mantenere la concentrazione: un semplice separè può aiutare a favorire la privacy. In alternativa, delimitare la propria area potrà essere sufficiente, magari con un tappeto.
Infine concentrazione fa rima con comodità. La seduta deve essere piacevole ma evitate il divano! Piuttosto, tenetevelo come “tana” dove fuggire per prendervi un momento di svago, in alternativa a cinque minuti sul balcone o in terrazza.