Secondo l’ultima ricerca del Politecnico di Milano, in Italia gli smart worker sono 480.000. Di conseguenza cambia sia il modo di concepire il lavoro sia l’organizzazione degli ambienti della casa.
Il working from home o smart working, permette di assecondare i propri ritmi, di passare la maggior parte della giornata in un ambiente di sicuro più accogliente e stimolante di un ufficio impersonale.
C’è soltanto una regola: riuscire a ritagliarsi una zona della casa dedicata al proprio modo di lavorare. Un piccolo mondo isolato in cui riuscire a concentrarsi e all’occorrenza trovare nuove ispirazioni.
Gli spazi da dedicare allo smart working spesso devono fare i conti con i metri quadrati a disposizione. Ma, una volta adattati, possono essere belli e super confortevoli.
Tenere il proprio ufficio ordinato è un buon modo per assicurarsi una mente organizzata e questo, almeno quando si tratta di lavorare, è indubbiamente un vantaggio.
La zona studio è composta da tanti elementi diversi per design e dimensioni, tutti armoniosi tra loro e da abbinare a piacere.
Parola d’ordine? Spazio. La normalità post Coronavirus sarà molto diversa rispetto a quella che abbiamo sempre conosciuto.
Questi concetti, se decontestualizzati, sono forse difficili da interpretare. Per questo motivo ci sarà bisogno soprattutto di una rivoluzione culturale, la quale non potrà avvenire dall’oggi al domani. Servirà del tempo, quanto basta per assimilare un nuovo sistema capace di garantire sicurezza, privacy, comunicazione ed ovviamente efficienza.
Lo spazio dovrà essere studiato seguendo le direttive di distanziamento sociale imposte dall’emergenza, da attivare regole precise all’interno degli uffici: dall’uso di mascherine alla sanificazione fino al potenziamento tecnologico degli strumenti dedicati alla collaborazione da remoto.
L’obiettivo è quello di ottenere una community reale e virtuale degli uffici.
Tecnologia, dunque, è l’altro elemento chiave del nuovo concetto di ufficio. Si può parlare di “Physical-smart office”, uno spazio dove la densità delle persone sarà inferiore rispetto a quella di una volta ma dove il livello di interazione, di scambio, dialogo e confronto dovrà inevitabilmente mantenersi costante.
Questo momento va visto come un’opportunità per le aziende per ripensare ed adattare la propria cultura organizzativa, mettendo al centro la flessibilità, il lavoro per obiettivi ed il bilanciamento tra casa e lavoro.
Il primo passaggio consiste nel trovare il giusto equilibrio tra il rispetto delle norme del distanziamento, la tutela della privacy e l’importanza della socializzazione. La soluzione?
Un open space o, più in generale, un ambiente che diventi rimodulabile, cioè agilmente modificabile in base alle persone presenti in ufficio. In questo senso gli arredi avranno un ruolo chiave, per la protezione individuale e la creazione degli spazi per la comunicazione virtuale con chi è in remoto. Come già anticipato, non tutti i dipendenti saranno presenti in ufficio contemporaneamente.
Proprio per questo sarà fondamentale creare momenti costanti di dialogo tra chi sarà fisicamente in ufficio e chi lavorerà da remoto: ecco che si formerà la community reale e virtuale.
Le conference rooms diventeranno necessarie per rendere fluida la comunicazione tra colleghi e con interlocutori esterni.
Discorso a parte meritano gli spazi comuni. Anche le mense diventeranno “smart”: luoghi modulari dove, finiti i pasti, si potranno riorganizzare i tavoli per garantire il distanziamento, nel caso in cui ci fossero troppe persone negli uffici.
E poi sempre più “huddle rooms”, piccole stanze separate ed attrezzate per ospitare meeting veloci, videoconferenze e brainstorming veloci, sempre sanificate dopo ogni utilizzo.
Una delle critiche maggiori nei confronti dello smart working svolto a casa è il fatto che questo nuovo metodo avvenga a spese del lavoratore: elettricità, connessione, utilizzo del proprio computer. Una soluzione potrebbe essere lo sfruttamento degli spazi comuni condominiali: palestre, sale giochi per bambini ed altre sale possono adattarsi in modo flessibile per ospitare postazioni di coworking, permettendo così il lavoro a distanza a chi in casa non ha spazio o non dispone delle condizioni ideali per svolgerlo.
Mai come in questo periodo, lo smart working è un tema così attuale e sentito. La situazione che stiamo vivendo in queste ultime settimane ci ha costretti a cambiare radicalmente le nostre abitudini, anche lavorative.
Si parte dalla luce: naturale, il più possibile. Quindi limitare al massimo i colori saturi e total white. Un tocco di verde, magari qualche piantina attorno alla scrivania, potrà aiutare a rendere tutto meno asettico.
Personalizzare l’ambiente (senza esagerare) può migliorare la qualità del tempo trascorso in casa a svolgere il proprio lavoro: qualche oggetto dal significato particolare, a cui magari si è affezionati, può bastare. Non bisogna dimenticare che si tratti di una riorganizzazione degli spazi di casa per una situazione momentanea. Quindi, semplicità è la parola chiave.
La vicinanza alle prese elettriche eviterà il disordine (cavi sparsi sui pavimenti tutto il giorno? Meglio evitare!).
Anche la tranquillità è importante per mantenere la concentrazione: un semplice separè può aiutare a favorire la privacy. In alternativa, delimitare la propria area potrà essere sufficiente, magari con un tappeto.
Infine concentrazione fa rima con comodità. La seduta deve essere piacevole ma evitate il divano! Piuttosto, tenetevelo come “tana” dove fuggire per prendervi un momento di svago, in alternativa a cinque minuti sul balcone o in terrazza.
In una situazione di crisi come quella che stiamo vivendo attualmente con l’emergenza Coronavirus, nelle aziende italiane si sta sviluppando sempre di più la pratica dello Smart Working. Si tratta di una tra le modalità lavorative più innovative, un’organizzazione del lavoro flessibile e moderna. Ma che cosa è, come funziona e quali sono i vantaggi?
L’Osservatorio del Politecnico di Milano definisce lo Smart Working come “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
Il lavoro da remoto non è altro che un modello organizzativo che si instaura nel rapporto tra l’individuo e l’azienda. Alla base dello Smart Working c’è la piena autonomia di svolgimento della professione a fronte del raggiungimento degli obiettivi. Una rivisitazione “dinamica” della prassi con cui si svolgono le attività aziendali, superando ogni vincolo spazio-temporale e integrando i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità in ambito lavorativo.
Per il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, lo Smart Working, che letteralmente significa “lavoro agile“, è: «una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali ed un’organizzazione per fasi, cicli ed obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».
Il lavoro agile, infatti, prende le distanze dalla tradizionale concezione dell’attività lavorativa svolta per un numero di ore prestabilite ed all’interno di spazi aziendali specifici.
Lo Smart Working si configura come una nuova filosofia manageriale con lo scopo di ottimizzare il rendimento individuale ed aziendale tramite il processo del Work-life balance, il quale rappresenta l’equilibrio perfetto tra la produttività del singolo lavoratore e la qualità di vita dello stesso. Pertanto, adottando questa strategia lavorativa Smart, il dipendente può svolgere la propria professione in qualsiasi luogo e a qualsiasi orario perché ciò che conta non è quanto lavora, ma come lavora a fronte del raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Il lavoro da remoto non è però solo una misura mirata al miglioramento del Welfare aziendale. Questa pratica si può collocare all’interno del costante cambiamento culturale degli ultimi anni. Non a caso, l’evoluzione tecnologica ha aperto le porte al mondo lavorativo 4.0 costantemente connesso.
La Digital Transformation permette di creare network professionali e di svolgere attività lavorative a distanza. Partendo da questo presupposto, è evidente che il luogo fisico dell’ufficio e la cosiddetta “postazione fissa” non risultano più indispensabili per lavorare: basta possedere un portatile o uno smartphone ed avere a disposizione una connessione ad Internet (requisiti che nel 2020 sono ormai alla portata di tutti) per lavorare ovunque.
In Italia lo Smart Working è regolamentato dalla Legge 81/2017 la quale, oltre a definirne il funzionamento, si concentra nello specifico sul cambiamento dei modelli organizzativi aziendali. Tutte le attività che desiderano intraprendere la via dello Smart Working dovranno rivedere e rivoluzionare la propria struttura. È necessario definire obiettivi dinamici ed investire nella formazione del personale e nelle risorse per lavorare a distanza, come i dispositivi tecnologici.
Ogni azienda deve organizzare spazi di condivisione per sviluppare creatività, Team Working e collaborazione.
A livello burocratico, la Legge 81 del 2017 afferma che la modalità lavorativa Smart può essere avviata mediante un accordo individuale scritto tra datore di lavoro e lavoratore. A partire dal 15 Novembre 2017, l’accordo deve essere inviato telematicamente mediante la specifica piattaforma online messa a disposizione sul portale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
L’accordo, per essere valido, dovrà contenere le seguenti informazioni:
· Dati generali del datore di lavoro;
· Dati generali del dipendente;
· Durata dell’accordo: può essere a tempo determinato o indeterminato;
· Modalità di recesso: in caso di contratto a tempo indeterminato, ognuna delle parti può esercitare il recesso con un preavviso di 30 giorni (90 per i lavoratori disabili);
· Diritto di disconnessione del lavoratore: dovranno essere specificate le modalità con le quali il dipendente lavorerà, soprattutto riguardo le ore lavorative. Lo Smart Working non deve tramutarsi in un lavoro senza orari che supera il limite concesso dalla normativa vigente;
· Modalità di registro presenze;
· Modalità di controllo disciplinare: devono essere specificate le modalità di monitoraggio dell’operato del lavoratore al di fuori dell’area aziendale.
La normativa riserva particolare attenzione ai diritti dello «Smart Worker». Ai lavoratori agili deve essere garantito un trattamento di parità rispetto agli altri colleghi. Quindi il trattamento deve essere lo stesso sia in termini economici che di sicurezza.
Gli Smart Worker hanno diritto alle misure di tutela previste in caso di infortuni anche se le prestazioni di lavoro vengono svolte al di fuori dell’area aziendale.
1. Ottimizzazione della produttività
Uno Smart Working ben strutturato può aumentare notevolmente la produttività di un’azienda, grazie alla perfetta conciliazione tra le sfere della vita privata e di quella lavorativa dei singoli dipendenti. Adottando questa misura lavorativa, l’imprenditore ha la facoltà di responsabilizzare i propri dipendenti e di valorizzarne l’operato. Ore e luogo di lavoro passano in secondo piano, lasciando spazio a strategie di lavoro intelligente ed obiettivi aziendali concreti. A prova di ciò, i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano segnalano un aumento produttivo del 15% per le realtà che scelgono il lavoro agile.
2. Riduzione dei costi
A fronte degli investimenti sostenuti dal datore di lavoro per garantire ai propri dipendenti una corretta attrezzatura tecnologica, ogni azienda potrà riscontrare un risparmio significativo. In questo modo vengono minimizzati tutti i costi legati all’utilizzo degli spazi d’ufficio per infinite ore di lavoro (spesso poco produttive). Il lavoro smart, inoltre, comporta una razionalizzazione delle risorse, volte esclusivamente al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
3. Creazione di un ambiente lavorativo dinamico
Lo Smart Office non è esclusivamente un luogo tecnologico. È uno spazio creativo e dinamico, caratterizzato da valori essenziali, quali la collaborazione, l’innovazione e la condivisione perché migliorare il welfare dei dipendenti significa migliorare il rendimento aziendale.
Il lavoro agile migliora anche l’attività dei dipendenti. In che modo?
1. Equilibrio ottimale tra sfera lavorativa e sfera privata
Lo scopo primario dello Smart Working è il raggiungimento del Work-life balance, l’equilibrio perfetto tra lavoro e tempo libero. L’assenza di orari rigidi e di spostamenti scomodi per raggiungere l’ufficio sono benefici importanti per ogni lavoratore. Poter lavorare a casa propria o in spazi particolarmente creativi garantisce un aumento della produttività individuale non indifferente.
2. Flessibilità
La mancanza di orari rigidi e di postazioni statiche durante l’attività lavorativa garantisce flessibilità e favorisce la migliore organizzazione del tempo. Spesso l’attività lavorativa non rende le persone padrone del proprio tempo: con il lavoro Smart è possibile svolgere al meglio il proprio impiego senza trascurare la vita privata.
3. Maggiore soddisfazione personale
Il lavoro da remoto presuppone che il lavoratore conosca quali siano gli obiettivi aziendali da raggiungere e svolga la propria attività nel modo che egli stesso ritiene migliore. La responsabilizzazione e l’autoconsapevolezza derivanti dallo Smart Working consentono al dipendente di ottimizzare tutte le ore lavorative per raggiungere l’obiettivo finale. Questa modalità di lavoro garantisce al lavoratore una maggiore soddisfazione personale, derivante dal raggiungimento degli obiettivi prefissati e dalla perfetta armonia tra il proprio lavoro e la sfera privata.
Oltre ai vantaggi descritti nei paragrafi precedenti, il lavoro agile si configura come strategia lavorativa ottimale da adottare anche in situazioni di emergenza, come quella del Covid-19 che stiamo vivendo in questo periodo. Se ti stai chiedendo come portare avanti i tuoi obiettivi di business in queste circostanze, la risposta è senz’altro: Smart working!